Falar da gestão eficiente de equipas à distância num mundo de constante mudança é essencial. A questão central aqui não é estar sempre mudando, mas, sim, estar preparado para mudar quando for necessário. Nesse sentido, uma gestão de equipas à distância à semelhança de uma gestão presencial, quando bem planeada e bem preparada, pode revelar ótimos resultados.
Primeiramente deve-se criar na empresa e nos gestores uma Cultura de Home Office para que as estratégias e ferramentas possam dar resposta às necessidades das equipas.
O 1º passo para uma gestão eficiente de equipas à distância
Quando se fala em gestão à distância, geralmente, o primeiro pensamento é sobre tecnologia, ferramentas, sistemas, velocidade de conexão, … Engana-se quem começa por esta via. A gestão de equipas à distância somente existe se temos uma equipa preparada, consciente e responsável e um líder com clareza na definição de seus papéis, a começar por conhecer e saber extrair o que cada pessoa tem de melhor.
Além disso, cabe ao líder saber administrar conflitos, expectativas, aceitar opiniões contrárias às suas e, principalmente, alinhar pessoas com backgrounds distintos para o mesmo objetivo, pois os desafios diários são muitos.
Logo, gerir eficazmente à distância requer trabalhar a mentalidade e o comportamento das pessoas envolvidas antes de qualquer outra estratégia.
Para facilitar a gestão de equipas virtuais, os nossos colaboradores precisam ter algumas características específicas. Soft skils como:
- Boa comunicação (oral e escrita)
- Habilidade para trabalhar sozinho e de forma “independente”
- Alto grau de inteligência emocional, comprometimento e responsabilidade
- Familiaridade com algumas tecnologias necessárias;
- Proatividade
- Valores alinhados à cultura da sua empresa
Posteriormente requer-se criar engrenagens para o mecanismo de gestão de equipas à distância. Pois, será indispensável reconhecer que algumas pessoas possuem maior facilidade em trabalhar distante de suas equipes, outras, nem tanto.
Cabe a nós, Gestores de Pessoas, incentivá-las e proporcionar caminhos para o desenvolvimento destas competências e também garantir elementos básicos para esta nova forma de trabalho.
Densenvolvimento de competências
- MOTIVAÇÃO
O desempenho e produtividade de um profissional estão relacionados com a motivação individual. Quando os profissionais estão motivados e dispostos a investir energia nos projetos, a gestão de equipas é distância fica pouco desafiadora.
- CONFIANCA
Se não houver confiança, deparamos com dificuldades de engajar o profissional e fazer com que ele se sinta seguro a participar dos projetos e interagir com outros membros da sua equipe. Por isso, cultivem a Confiança.
- COMUNICAÇÃO
A comunicação consistente é crucial para o alto desempenho da gestão de equipas à distância. Criemos uma cultura em que os profissionais se sintam ouvidos e compreendidos, não julgados. Criemos o hábito de interagir com regularidade com as nossas equipas. Uma equipa que se sente ouvida permanece mais produtiva e responsável, mesmo de longe.
4. IMPLEMENTAR UM PROGRAMA DE TELETRABALHO ESTRTUTURADO
Por último, mas não menos importante, há que criar e implementar um programa de teletrabalho estruturado, considerando o tipo de trabalho executado e os meios tecnológicos necessários e disponíveis. Aqui devem haver etapas claramente estabelecidas:
- Constituir um comitê de implementação e gestão;
- Diagnosticar os processos e tecnologias organizacionais necessárias;
- Criar políticas de teletrabalho para orientar os “utilizadores”;
- Definir políticas de segurança da informação;
- Capacitar e treinar os envolvidos a nível técnico e comportamental conforme referido anteriormente;
- Identificar mecanismos para separar os custos pessoais dos custos profissionais
- Trabalhar um paradigma de orientar as pessoas para os resultados, trabalhando com objetivos periódicos (diárias, semanais, mensais) e desafia-los a serem os gestores das suas agendas e do seu tempo para que possam entregar os resultados nos prazos indicados.
- Iniciar de projeto piloto.
Sobre ter um Plano de Comunicação
Outro aspeto muito importante que convém salientar neste âmbito de gestão de equipas é criar também um plano de comunicação com os colaboradores que trabalham nesta modalidade a Portanto, informar e sensibilizar para a temática do trabalho remoto, mas também para a saúde e bem-estar dos colaboradores, de modo a evitar doenças do trabalho, mesmo estando em casa.
Assim sendo, os colaboradores devem ser treinados e reciclados quanto ás regras de ergonomia, gestão do tempo e equilíbrio entre vida pessoas e profissional, fazendo-os entender a necessidade de desconexão após o horário laboral, tendo em conta que vivem sob pressão e tensão que devem estar 24h ligados e atentos aos emails ou aos pedidos das chefias.
