O que acha de cancelar reuniões para aumentar a produtividade dos seus colaboradores? Este ideia vai muito ao encontro do meme “esta reunião podia ter sido o email” e está a ser aplicada – já – em diversas empresas.
Conheça alguns exemplos e veja o que já está a ser feito por aí.
Shopify: Reuniões com 3 ou mais pessoas canceladas
Os trabalhadores da empresa Shopify (uma empresa que desenvolve softwares para lojas online e sistemas de e-commerce com sede no Canadá), voltaram de férias, no início deste ano (2023) e foram informados que todas as reuniões com 3 ou mais pessoas teriam sido canceladas. E mais: estavam expressamente proibidos de as agendar novamente nas 2 semanas seguintes.
Segundo, Kaz Nejatian, COO da empresa, a ideia de uma reunião deveria ser unir trabalhadores para, de facto, construírem algo. De outra forma, reuniões a mais são como um bug.
Com isto, conseguiu que mais de 10 mil reuniões na empresa tenham sido canceladas. Além disso, este plano – ao qual a empresa chamou de Refactoring Shopify – inclui ainda medidas como quartas-feiras sem reuniões e reuniões com mais de 50 pessoas apenas às quintas-feiras – e só da parte da tarde.
Limpeza de calendários na GitLab
Já na GitLab, uma empresa que funciona como um repositório de software baseado em git, com suporte a Wiki, também usada para a gestão de tarefas e CI/CD, foi instituído um dia para limpar os calendários dos trabalhadores.
Trata-se de um momento anual, onde os trabalhadores são questionados sobre a relevância de cada encontro, de modo a perceber se são – ou não – realmente necessárias.
Autonomia para cancelar reuniões na Asana
No caso da Asana (um software para equipas que trabalham remotamente), foi instituído o Dia do Apocalipse das Reuniões. Neste dia, os colaboradores podem apagar todas as suas reuniões do calendário, deixando ficar apenas aquelas que consideram essenciais.
Foco à Sexta-feira na Slack
Já na empresa Slack (um software da Salesforce de mensagens instantâneas/chat) foi instituída a “Sexta do Foco”. Neste dia, decretam-se as reuniões que devem ser removidas, reavaliando a necessidade de cada uma.
Será cancelar reuniões o futuro?
Parece haver um sentimento geral, entre os trabalhadores, que muitas das reuniões são desnecessárias. Além de uma perda de tempo, dá-se também um corte na rotina de trabalho e na produtividade.
Em muitas companhias, fazem-se reuniões para anunciar informações irrelevantes, enquanto em outras se convoca a empresa inteira para comunicar algo que só afetará a um departamento.
Tudo isto contribui para um sentimento generalizado de que há reuniões inúteis, desinteressantes e, claro, também muito aborrecidas.
Dicas para evitar reuniões pouco produtivas (e desnecessárias)
Não quer isto dizer que as reuniões devem acabar. Elas são importantes e, claro, podem ser muito produtivas.
- Contudo, é um facto, há alternativas – como o uso do email ou do chat para comunicar algo aos funcionários, por exemplo.
- Assegure-se também de cumprir os tempos das reuniões. E, igualmente importante, é ser direto, evitando perdas de tempo, evitando também que o foco da equipa se dissipe.
- E lembre-se: convoque para a reunião somente aqueles que são REALMENTE necessários.
- Igualmente importante é preparar tudo previamente. E tudo é tudo: desde o que vai dizer, a confirmar que está tudo OK com a apresentação e até a chegar uns minutos antes à sala de reuniões, sobretudo quando há aparelhos técnicos e itens de tecnologia que vão ser usados (como projetores ou computadores).
Da mesma forma que o seu tempo é valioso, é importante qeu não faça os outros perderem tempo.
Boas reuniões!
